د. عبد الرحمن الجاموس 
دكتوراه في إستراتيجيات الأعمال 

.

تعريف إدارة الفعالية أو المناسبة

Events Management

أولاً: الإدارة هي عملية توجيه وتخطيط وتنظيم وتنسيق ورقابة وصنع قرار باستخدام الموارد المالية والبشرية والمادية والمعلوماتية لتحقيق هدف ما بكفاءة وفعالية.

ثانياً: الفعاليات / المناسبات هي اجتماع لأشخاص في مكان معين وزمان محدد لتحقيق هدف.

ثالثا: إدارة الفعاليات أو إدارة المناسبات هي تطبيق الأساليب الإدارية بكفاءة وفعالية لتحقيق أهداف الاجتماع.

لمن تقدم الفعاليه وماذا نحتاج ؟

• الجمهور : وهم اهم عنصر وهم زوار المكان سواء كان مؤتمر او معرض او ندوة وغيرها .
• تهيئة وإعداد مكان الفعاليه : يتم اول حجز المكان المطلوب ومن ثم تجهيزه لكل ما يحتاج ليظهر بالصوره اللازمه .
• البرامج التي سيتم طرحها في الفعاليه: حسب موضوع المؤتمر او المعرض او الندوة.

مزايا و فوائد تخطيط الفعاليات:

• يدفع الإدارة إلى الإحاطه بمواردها الماديه والبشريه اللازمه لتحقيق تلك الأهداف .
• يدفع الإداره وفروعها المختلفه إلى تنسيق أعمالها وبهذا يمنع ظاهرة التضارب والتقاطع بين أنشطتها المختلفه .
• يساعد على إجراء عمليات الرقابه الداخليه والخارجيه .
• يختصر الزمن اللازم لإنجاز الأعمال.

لماذا تخطيط الفعاليه:

• التنبؤ بالمستقبل بصورة افضل وذلك باستخدام الاساليب الفنيه التي تخدم هذا الغرض وتغذيتها بالمعلومات والبيانات اللازمه .
• الجماعيه باشراك العاملين في العمليه التخطيطيه ووضع حوافز فاعله لتنفيذها .
• القناعه من خلال ادراك الاداره والعاملين باهميه التخطيط .

مراحل ادارة الفعاليات

قبل الفعالية: 

• دراسة السوق وتحديد الاحتياج.
• تحديد رأسمال المشروع.
• التخطيط للفعالية والحجوزات.

أثناء الفعالية: 

• الاشراف والمتابعة.
• الانخراط والتفاعل.
• الروح المرحبة والابتسامة.
• جمع البيانات وتحديثها.

بعد الفعالية:

• تنظيف المكان واستلام العهد.
• بناء قاعدة البيانات.
• متابعة التغذية الراجعة.
• شكر الحضور.

خطوات تنفيذ اية فعالية:

اولا: تحديد نوع الفعالية والنشاط الذي تريد القيام به.

ثانياً: المخرجات والتصنيف.

• تحديد الاهداف والمخرجات التي تسعى الى تحقيقها من وراء اقامة هذه الفعالية.
• صنّف الفعالية، وحدد الفئة المستهدفة.

ثالثا:تحديد الوقت والتاريخ للفعالية.

رابعاً:حدد المكان، وتأكد من حجمه مقاربة بالحضور المخطط له.

خامساً: "تكوين فريق العمل" تكوين شراكات واتفاقيات مع شركات مساندة، او اشخاص للمساعدة في ادارة لحدث.

سادساً: اعداد ميزانية الفعالية واجندتها.

سابعاً: توزيع المهام على فريق العمل، وتعيين رؤساء اللجان.

ثامناً:متابعة العمل والاشراف.

تاسعًا: تنفيذ الفعالية والتغذية الراجعة.

عاشراً: الاحتفال بالنجاح وتكريم الفريق.